سند رسمی و سند عادی دو نوع از انواع اسنادی هستند که می توان آنها را جزئی از اسناد مالکیت دانست. این دو نوع سند در محتوا، اعتبار قانونی و حقوقی، شکل و نحوه اثبات تفاوت های آشکاری با یکدیگر دارند. سند عادی یک مستند غیررسمی است که در خارج از دفاتر اسناد رسمی و ثبت اسناد تهیه می گردد و دارای استانداردهای لازم نیست. معمولاً قولنامه اجاره خانه جزئی از سند عادی است. اما سند رسمی یک مستند رسمی با تمامی قواعد و مقررات خاص است که در دفتر اسناد رسمی ثبت می‌گردد. از جمله این نوع اسناد میتوان به اسناد حقوقی، ثبتی، اداره و قراردادها اشاره کرد. در ادامه همراه ما باشید تا شما را با انواع سند، ویژگی های سند رسمی، تعریف سند رسمی در قانون ثبت، تفاوت دو نوع سند رسمی و عادی و اعتبار آن آشنا سازیم.
وجود سند برای اثبات هر دعوی نیاز است و میتوان آن را یکی از دلایل اثبات ادعای خود دانست. سند به دو نوع عادی و رسمی تقسیم می شود که هر یک از آن ها دارای ویژگی های خاصی هستند.
سند رسمی جزء اسنادی است که در اداره ثبت اسناد و املاک، همچنین دفاتر اسناد رسمی با توجه به مقررات قانونی تنظیم می شود. مأمورین رسمی در مورد صلاحیت این نوع نوشته ها نظر می دهند و بر نحوه تنظیم قانونی آن نظارت دارند. شاید برای شما نیز جالب باشد که مأمور رسمی کیست؟ مأمور رسمی فردی است که وظایف او توسط قانون پیش بینی شده است. این فرد می تواند جزئی از کارکنان دولت باشد و یا این که از مأموران وزارت‌خانه ها، مأمورین شهرداری، اعضای هیئت‌مدیره کانون وکلای دادگستری، مؤسسات و سازمان های خاص و کانون کارشناسان رسمی باشد.
این نوع اسناد در مورد وراث، طرفین و قائم مقام دارای اعتبار هستند. اما درمورد اشخاص ثالث تنها زمانی اعتبار لازم را دارند که توسط قانون به آن اشاره شده باشد. تاریخ تنظیم سند در این نوع اسناد از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
سند عادی جزئی از اسنادی است که در اداره اسناد املاک و حتی دفاتر اسناد رسمی با توجه به قانون تنظیم نشده است. در هنگام تنظیم این نوع سند مأمورین رسمی در مورد صلاحیت آن اظهارنظر نمی کنند. اگر سند مربوطه توسط یکی از مأمورین رسمی تنظیم سند تهیه شود اما فرد صلاحیت لازم را نداشته باشد و یا این که ترتیب موارد قانونی سند بدرستی رعایت نشده باشد، نوشته جزء اسناد عادی به شمار خواهد رفت.
اگر سند عادی دارای نسخه های متعدد باشد، زمانی از اعتبار کافی برخوردار است که امضای اصل را داشته باشد. در اسناد رسمی تاریخ تنها درمورد افرادی اعتبار دارد که در هنگام تنظیم قرارداد در آن حضور داشته اند.
اسناد رسمی دارای ویژگی هایی هستند. از جمله ویژگی های این نوع اسناد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
با توجه به ماده ۱۲۸۷، تمامی اسنادی که در دفاتر اسناد، اداره ثبت اسناد و املاک نزد مأمورین رسمی تنظیم می شوند، به عنوان سند رسمی هستند. در غیر این صورت جزئی از اسناد عادی خواهند بود. از مهم‌ترین تفاوت های سند عادی و رسمی می توان به نوع ثبت آن ها اشاره کرد.
اسناد عادی برای ثبت نیازی به دفترخانه ندارند، درغیراین‌صورت جزئی از اسناد عادی نخواهند بود. حفظ و نگهداری سند رسمی اهمیت بسیار زیادی دارد و نباید هیچ گونه نوشته و یا امضای دیگری بر روی آن مشاهده شود. بهتر است قبل از امضای سند تمامی مواد آن را مورد مطالعه قرار دهید.
در مورد تفاوت سند رسمی در قانون مدنی و قانون ثبت می توان گفت که این نوع اسناد از نظر قانون ثبت در دسته اسنادی هستند که در قانون مدنی نیز به همین عنوان شناخته می شوند. در حقیقت می توان گفت تمامی اسنادی که از نظر قانون ثبت می شوند، رسمی بوده و در قانون مدنی نیز جزئی از اسناد رسمی بشمار می روند.
با توجه به ماده ۹، اگر قضات یا مأموران دولتی و عمومی توجهی به اعتبار اسناد رسمی نداشته باشند، از سه ماه تا یک سال از خدمات عمومی و دولتی محروم خواهند شد. چنانچه در صورت تخلف مأموران و قضات هر یک از افراد درگیر اسناد رسمی دچار خسارت شوند، مسئول باید جبران خسارت نماید.
در مورد اعتبار اسناد رسمی با توجه به ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی، این نوع اسناد درباره طرفین و وراث آن ها، همچنین قائم مقام معتبر است. اما درمورد اشخاص ثالث در صورتی دارای اعتبار می باشد که حد و حدود آن را مشخص کرده باشند.
سند رسمی و سند عادی تفاوت های آشکاری با یکدیگر دارند. ازجمله تفاوت های این دو سند می توان به نمونه های زیر اشاره کرد:
اسناد رسمی دارای قدرت اجرایی بالاتری هستند. اسناد عادی نیز می توانند قدرت اجرایی داشته باشند اما نسبت به اسناد رسمی این قدرت در آن ها کم تر است.
تنظیم اسناد رسمی نیاز به تشریفات خاصی دارد که در قانون ذکر شده اند اما تنظیم اسناد عادی نیازی به تشریفات ندارد.
اسناد رسمی از لحاظ اشخاص ثالث و اصحاب دعوا دارای اعتبار هستند اما اسناد عادی برای اشخاص ثالث اعتبار ندارند.
اسناد رسمی در حضور یک مامور رسمی دولت نوشته می شوند اما در اسناد عادی چنین چیزی وجود ندارد.
اسناد رسمی دارای تمامی مواد قانونی هستند به همین دلیل ممکن است مورد ادعای جعل قرار بگیرند اما اسناد عادی علاوه بر ادعا، می توانند به راحتی انکار و تکذیب شوند چراکه در هیچ محل به طور رسمی ثبت نشده اند.
اسناد اسناد رسمی به دلیل ثبت در دفاتر اسناد به راحتی رونوشت می شوند اما اسناد عادی در صورت گم شدن امکان تهیه رونوشت ندارند.
سخن پایانی
سند رسمی و سند عادی دو مورد از مهم ترین اسنادی هستند که از آنها برای اثبات دعوی استفاده می شود. هر یک از این دو نوع سند تفاوت های آشکاری با یکدیگر دارند که در این مقاله سعی کردیم شما را با تعریف هریک از آنها و تفاوت های آنان آشنا سازیم. با شناخت تفاوت های هر دو می توانید از بروز هرگونه مشکل جلوگیری کنید.
